De Vlaamse Landmaatschappij (afgekort VLM) respecteert uw rechten bij de verwerking van uw persoonsgegevens. In deze verklaring vindt u hoe we uw persoonsgegevens verzamelen, verwerken en gebruiken. Deze privacyverklaring geeft het algemene beleid aan op het vlak van gegevensverwerking en bescherming.
Wie verwerkt uw persoonsgegevens?
- De Vlaamse Landmaatschappij verwerkt uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring gebruiken we het persoonlijk voornaamwoord “we” om te verwijzen naar de Vlaamse Landmaatschappij. De Vlaamse Landmaatschappij is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens die in deze verklaring worden omschreven en toegelicht.
Vlaamse Landmaatschappij
NV,
Koning Albert II-laan 15
1210 Brussel
KBO 0236.506.685 RPR Brussel
- We verwerken alleen persoonsgegevens en we laten alleen persoonsgegevens verwerken als dat noodzakelijk is om de taken die ons zijn toebedeeld, te kunnen verrichten. We verwerken de gegevens altijd in overeenstemming met de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), en met de bepalingen van de federale en Vlaamse regelgeving over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens.
Als u algemene vragen hebt over de manier waarop we uw persoonsgegevens verwerken en om uw rechten uit te oefenen met opmerkingen en suggesties, kunt u contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming (FG) (data protection officer (DPO in het Engels) van de Vlaamse Landmaatschappij door te mailen naar
FG-VLM@vlm.be of te schrijven naar de functionaris voor gegevensbescherming VLM op het bovenvermelde adres. U kunt ook terecht bij de FG met opmerkingen en suggesties en om uw rechten uit te oefenen.
Waarvoor verwerken we persoonsgegevens?
We verwerken uw persoonsgegevens om onze taken van algemeen belang te realiseren. Welke gegevens wij verwerken is afhankelijk van de concrete taak. Soms legt de regelgeving de verwerking van persoonsgegevens rechtstreeks op.
Wat zijn onze taken van algemeen belang?
De
missie en taken van de Vlaamse Landmaatschappij zijn vastgelegd in het decreet van 21 december 1988 houdende oprichting van de Vlaamse Landmaatschappij.
We verzamelen en verwerken uw persoonsgegevens ook als u één van onze diensten aanvraagt of contact met ons opneemt in het kader van de diensten die we verlenen. We kunnen uw persoonsgegevens ook verwerken als u een algemene vraag aan ons stelt.
Klachtenbehandeling
Als u een klacht indient over een handeling of over de werking van de Vlaamse Landmaatschappij, verwerken wij uw gegevens om uw klacht af te handelen. De persoon die de klacht behandelt, is verplicht het beroepsgeheim te respecteren.
Communicatie
Wij verwerken ook contactgegevens en extra gegevens voor niet-dossier gebonden uitgaande communicatie. Zo informeren wij bijvoorbeeld:
- journalisten;
- ontvangers van de VLM-nieuwsbrief
- deelnemers aan studiedagen en evenementen;
Dit gebeurt enkel na toestemming van de betrokkene(n).
Contacten
Het is ook mogelijk dat uw gegevens worden verwerkt wanneer u contact opneemt voor een algemene vraag. Wij vragen hierbij uw toestemming
Welke gegevens verwerken we over u?
We verwerken uw persoonsgegevens. Dat zijn de gegevens die u identificeren of die een band leggen met u als natuurlijke persoon.
Welke gegevens we concreet verwerken, is afhankelijk van de diensten die we aanbieden en verlenen. Meestal zijn het gegevens die we nodig hebben om te onderzoeken of u in aanmerking komt voor onze dienstverlening.
Opsomming van de categorieën van persoonsgegevens, per dienst die wordt verleend
Doorgaans gaat het om identificatiegegevens (zodat wij weten wie u bent) en om allerhande economische gegevens die van belang zijn om onze opdrachten uit te voeren.
De gegevens die wij voor een bepaalde dienst of opdracht nodig hebben, staan in principe ook nader omschreven in de betreffende regelgeving.
Hoe verzamelen en verwerken we uw persoonsgegevens?
We gebruiken verschillende manieren om uw persoonsgegevens te verkrijgen.
Voor de uitvoering van onze taken kunnen we gegevens rechtstreeks bij u opvragen via verschillende kanalen zoals een e-loket, formulieren en in documenten die u bij een formulier moet voegen. Die documenten zijn opgesomd in de regelgeving. Het kan ook via rechtstreekse contacten zoals bezoek ter plaatse, (elektronische) correspondentie, telefonische contacten.
Daarnaast vragen we gegevens op bij andere overheidsdiensten die er al over beschikken. We leven daarbij altijd de bepalingen na over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens, die in voorkomend geval op federaal of Vlaams niveau vastgelegd zijn. Zo hebben we een aantal machtigingen gekregen om gegevens bij andere overheidsdiensten op te vragen. In het
overzicht van de gegevens die de VLM verkrijgt van derden vindt u een overzicht van de gevallen waarin wij gemachtigd zijn om gegevens op te vragen bij andere overheidsdiensten. In die machtigingen zijn de categorieën gegevens vermeld die we van derden ontvangen.
Wij verzamelen ook persoonsgegevens voor marketing- en communicatiedoelen via enquêtes en contactformulieren.
Delen we uw persoonsgegevens mee aan anderen?
Uw gegevens worden hoofdzakelijk intern verwerkt door diensten en medewerkers van de Vlaamse landmaatschappij. Het is mogelijk dat we voor bepaalde specifieke diensten een beroep doen op derden, die uw gegevens verwerken. We bezorgen uw gegevens aan die verwerkers, zodat ze de dienst in kwestie kunnen verlenen. We oefenen daar op elk moment controle op uit. Als we gegevens over u doorgeven aan derden bewaken we de verwerking ervan via een verwerkersovereenkomst.
Soms zijn we wettelijk of decretaal verplicht om uw persoonsgegeven door te geven of hebben overheidsdiensten het recht om bij ons gegevens op te vragen. Ze moeten daarvoor over een machtiging beschikken of een protocol met ons sluiten. Hierin is aangeven voor welke doeleinden, op basis van welke rechtsgrond, onder welke omstandigheden de uitwisseling en het gebruik plaatsvindt. Een overzicht van de gevallen waarin andere overheidsdiensten bij ons persoonsgegevens kunnen opvragen, vindt u op de pagina
gegevens die de VLM levert aan derden.
Worden uw persoonsgegevens doorgegeven buiten de Europese Unie?
We geven uw gegevens niet door aan landen buiten de Europese Unie of internationale organisaties. Dat zijn landen of organisaties die gevestigd zijn buiten het grondgebied van de Europese Economische Ruimte (Europese Unie + IJsland, Noorwegen en Liechtenstein). We doen dat mogelijk wel door gebruik te maken van een cloudserviceprovider. Hierbij nemen we alle mogelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat uw gegevens worden beschermd zoals bepaald in de Europese, federale en Vlaamse regelgeving. De cloudserviceprovider is opgenomen op de lijst van Amerikaanse ondernemingen die zich hebben aangesloten bij Privacy Shield.
Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens?
Volgens de algemene regel mogen we uw persoonsgegevens alleen bewaren tijdens de periode waarin ze noodzakelijk zijn om bepaalde diensten te verlenen. We bewaren uw gegevens dus zolang u gebruikmaakt van onze diensten. Daarna bewaren we uw gegevens nog gedurende de termijn waarin we ons moeten kunnen verantwoorden voor de verleende diensten of de termijn die wettelijk vastgelegd is. Na verloop van die verjaringstermijn worden de gegevens verwijderd, tenzij ze van historisch, cultureel of algemeen belang zijn.
Bij de bewaring wordt een onderscheid gemaakt tussen de periode waarin uw dossier actief is en de periode waarin het passief wordt. Uw dossier is actief zolang u van de verleende dienst gebruikmaakt. Alle medewerkers die uw gegevens nodig hebben om hun taak te kunnen uitoefenen, hebben dan toegang tot uw gegevens. Nadien wordt uw dossier passief en heeft enkel een beperkt aantal medewerkers van de bevoegde dienst toegang tot uw gegevens.
In de verkregen machtigingen en de afgesloten protocollen om gegevens te ontvangen van andere overheidsdiensten en uit te wisselen met andere overheidsdiensten zijn specifieke bewaartermijnen voorzien.
Wat zijn uw rechten?
Als we uw persoonsgegevens verwerken in het kader van het algemeen belang, kunt u zich op elk moment verzetten tegen de verwerking van uw gegevens. We wegen dan af of uw individuele belangen zwaarder doorwegen dan het algemeen belang dat we nastreven met de verwerking. Als we uw gegevens niet langer mogen of kunnen verwerken, is het ook niet mogelijk om u de dienst of het voordeel waar u aanspraak op maakt, te verlenen.
U kunt de gegevens die we over u verwerken, altijd inkijken en, indien nodig, laten verbeteren. U kunt daarvoor contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming (FG-VLM@vlm.be). We vragen dan een bewijs van uw identiteit zodat uw gegevens niet worden meegedeeld aan iemand die er geen recht op heeft.
U kunt ook terecht bij die dienst als u vindt dat uw gegevens niet langer relevant zijn en dus verwijderd moeten worden.
We gebruiken uw gegevens ook om geautomatiseerde besluiten te nemen op basis van een wettelijk kader. Daarbij kunt u vragen om een menselijke tussenkomst, om uw standpunt in overweging te nemen en om het besluit aan te vechten. U kunt daarvoor contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming (FG-VLM@vlm.be).
Als u vragen hebt over
de manier waarop we uw gegevens verwerken en waarop u uw rechten kunt
uitoefenen, kunt u contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming
van de VLM door te mailen naar FG-VLM@vlm.be. Bent u het niet eens met
de manier waarop we uw gegevens verwerken, dan kunt u zich wenden tot de Vlaamse
Toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens (Koning Albert
II-laan 15, 1210 Brussel - https://www.vlaanderen.be/vlaamse-toezichtcommissie/rechten-van-betrokkenen/klachtenprocedure-vtc).
Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd?
Om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, wijziging of vernietiging nemen we alle noodzakelijke technische en organisatorische maatregelen. Hierbij streven wij de algemeen aanvaarde industrie standaarden na (ISO 27002 Praktijkrichtlijn met beheersmaatregelen voor informatieveiligheid).
Algemene informatie
We hebben het recht om het beleid te wijzigen en aan te passen. Wijzigingen en aanpassingen melden we altijd via de website.